展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
# Y6 d, Z9 [! q4 h
编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2 z5 G# Q' @) [6 s* ?2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
1 I+ g4 h  k: r4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8 i- m1 B, Z4 r7 D4 Z5 t6 ]% c8、考虑回馈计划

. c) E4 N4 t. z7 z/ A. H$ [3 z二、
预算规划表

4 ~) E( L$ P$ ?1 N( j8 S

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 . e) p7 a; X  l4 A	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 1 y2 U; x1 d9 C5 V6 r# A	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

! u5 K2 m7 E: s三、展览活动预算项目
　◎　收入
5 V! Z  g' C$ c* E9 g+ f１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
由参展商缴纳。
; e) N; z4 n) T/ q8 [6 |# I' i1 j３、广告收入
9 _4 N6 y( x2 ?$ K% U% D由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
9 Q' D" _' `( M对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
: ^- q- p7 `2 ^% e/ e  n, v　　◎　支出
１、旅行交通费用
- Y! M  F* b8 o1 K* g/ C为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
" T7 c4 `% g9 I% W室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
! G: n/ u* @; [5 T4 G2 O25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
: _) y. s9 |  I7 j; f3 m7 L5 U费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
) _: B8 r/ A$ x1 }# |: o: y５、宣传费用
4 x7 `/ w2 t& H! V! i6 Z6 w包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
( g* y* {% A; k. N8 O是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
' [2 X- ?% [" P1 T5 c  u及参观等登归纳在这专案中。
7 e2 S/ T) |+ E, k% S9 b/ i７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
1 B+ q# J9 p2 j８、杂项支出
" p9 t7 E$ P* m2 g包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
6 I# [& f6 B' T特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

7 Y9 b. F' _" j7 T8 F6 X6 i$ b四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
7 n3 A+ c- Y0 t２、
间接费用
３、
固定费用
: E2 q, e" E' D, Z４、
- P( I& U  m( D* K( H变动费用
$ F+ q- ]$ j/ Q2 S4 Y0 [
现金流量表

( e0 o) V/ d8 |2 m5 n6 Y

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

+ j' W9 }3 n4 L& J. g; Z8 K) g五、争取展览活动募款
& n) B/ y4 G, z# V　◎争取赞助之考虑
: v# Z# v  |2 _2 i' ]  　１、为新产品或新服务打知名度
0 P3 Y/ v8 M2 x& M4 f% c. f　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
- r/ v# j. m, \! \1 `% L　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
6 i8 g4 U' e0 x" M: o9 }　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
( v% _' d/ L. O7 D0 o% A６、展现公司的创意与弹性

% ~* l4 i# i  D# F3 G2 E9 v　◎寻求赞助资源的做法
( a' E- F" o* n6 G' q( ~/ g, D6 E１、拟定目标
/ l$ W: `; r1 J２、区分等级
8 l$ H( E  H* \I．
, x$ l! [: x( z0 |钻石级１名
; c1 \  x; G5 I; j" bII．
白金级２名
III．
黄金级５名
IV．
红宝级１０名
0 f! B- w; k1 C, P& N8 q! oV．
1 n; n0 W0 I8 t. e蓝玉级１５名
1 {1 C& {% Q7 J( A# ]$ l0 Q. I, D
0 \. B- q" \2 s; ?6 }（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
1 {- _0 q% U- a

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） * }- s/ p* ]. `% `$ W! l8 p4 M2 a

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 9 c+ Q8 n6 L8 Y% }' ?0 t" j２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; d( w* [9 \/ M! X8 c( Y６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 - r$ o0 Q2 Y& Y5 h

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 , H- I/ h7 l2 }! W3 K  @9 ^2 o' B- @+ u２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 9 }6 W* V, T. k+ T& ^$ h５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 / s1 x/ U2 ~% H1 F9 C; g( A６、公司名称列于大会手册赞助单位 - L- p; @& T  a７、年会网站之公司网站连结 ' |9 i/ C3 V( a

; {1 r5 I0 F( X6 S2 T

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 1 \5 ]( F9 A' [5 O4 }/ l

回馈计划： % J; \( Y3 z+ D6 |* T7 s. c! D  e１、提供1位免费名额参加年会 + {8 V2 o8 q+ _7 b２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 - l* p- y% a4 @

2 R0 H5 |' M0 k2 _' R6 p

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 9 k. q# }8 M& [, q! B

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 , S( Z' x$ P4 c$ m, ~; Q1 g２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 # C- m0 }$ _" r# ]- H, @9 `５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 2 ]6 d2 t# U2 i' \' S１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) Q( D4 ~1 H4 d5 Q6 W1 K; C( _２、公司名称列于大会手册赞助单位 & r# H- q  }+ ~３、年会网站之公司网站连结

* f9 C9 g( l8 x' m) g8 F" Y' _. J# g六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
: S# e, J6 P1 K（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
% F2 t( a  C2 A+ }3 e% L4 }３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
' i1 X+ Z; [" q. h; r２、宣传费用
３、人事费用
/ _# `! Z  X  ^% W6 I+ w$ `: S４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
$ S7 E) g8 l; D- H; R# ?８、清洁费用
( z; x& a2 V2 r& r8 p# M4 h' A（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
1 a1 {0 t" A+ }* u8 z; z　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
! Z1 I. P1 w/ v. }( R. k　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc