展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
# a3 k: y- X, j% [8 c" b: A+ p展场活动预算编列原则
# }( Y7 V$ Y4 e5 M8 @
编列预算八项原则
* ~! g1 ~* ~6 D2 b5 R( i1、考虑运用时间
' Z5 }. N5 K2 t% a" t; _& J2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
5 @- U( s- b1 f* m' g% n1 }4、保留相当弹性与宽松度
* o3 a8 }4 w4 I8 ^" R+ G5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7 m0 ^* J) R0 |, Q* E) k' u7、运用在正确需求上
" A4 O  h& [- ]6 S! M8、考虑回馈计划
& v* M" ^" r" T7 @* [
: h  M$ q" L) h# c- T4 ?  [二、
% y  F4 Q8 P  b. [# p8 L0 v1 G预算规划表
: R; W8 T5 n# |+ X2 A5 \: S# |
% b  T. ^3 t$ A

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 3 I6 L+ L% t! u2 N7 V- i% L% J	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ( o2 [# k! s, m6 @1 F7 J0 B同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 / E; g- }/ j, \/ ~( i* I	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

2 Z- X* l" A0 v7 f4 q三、展览活动预算项目
( q, V5 \9 I5 Y' r7 ?　◎　收入
) ?1 p* L( a1 C7 c１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
' w8 ~# ^$ ^9 X２、展位租金
由参展商缴纳。
1 C* I) q6 u& T9 o/ q３、广告收入
4 Y; [( h) I* x由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
3 Q3 S/ D, G  T. N, t6 X４、赞助收入
4 Q) U4 W) o, g# W! S对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
, v4 M6 G2 T  A7 L; Z% p# v+ a/ x是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
+ b. x8 z" k, q. Y室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
+ K) R% d" ?9 H3 n25%。
2 G- b9 ]! [' H' q& `３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
+ D- v8 l/ m2 A4 U４、印刷费用
; ^" U+ g- b( W( a9 ?各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
: g/ r7 c8 F1 ~+ P1 A2 H都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
+ S, j# |) t& _" Z５、宣传费用
8 J; K) a% v/ _, s/ D( E* ]包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
% i" C6 m! x3 R6 ]６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
7 O1 c* W( l/ Q7 e  @2 `８、杂项支出
% ?! @( }3 p; r" l: c包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
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$ \: ]" I" j$ V+ u四、展览活动预算编列作法
& d# P: Z. c( V8 e% e0 d' Q  ◎　费用预算编列做法：
4 Z+ w3 f6 e5 s0 g* _１、
4 F% I' [- e0 X  r直接费用
２、
间接费用
/ J# |; h* T) G5 D３、
6 T+ R0 Z3 x$ J! u固定费用
４、
- b& l* d; d! O2 _变动费用
! U5 }6 `2 V. h5 u% v0 H' @& j
现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  ?. S5 m  G2 [2 k! M* [3 Y+ [  　１、为新产品或新服务打知名度
7 |& J. u7 ]" m5 u. x　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
: o# P3 @; R: L% v+ W4 ^/ q　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
6 Z5 G; T! U7 C8 @１、拟定目标
２、区分等级
0 W& i* f/ n0 P7 X( XI．
钻石级１名
II．
3 }$ M5 T' t$ z3 w白金级２名
" X6 F7 z+ W' |# g3 U8 w+ vIII．
黄金级５名
IV．
3 P/ {' t; _. o$ t4 V9 l8 n红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
- B/ @. t7 s2 a/ g& E
2 Y& o3 }- u& Q( E" [（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） * m; q9 F0 _5 h+ l, N3 U* r

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ) V/ R$ h9 V8 B6 p& D; Q% z$ m２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ; O' j( N/ ]4 y1 F' {3 E４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 . ]6 O) A' K! F# y( A- x3 N５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) y/ o1 q9 N+ e8 D$ B0 k６．公司名称列于大会手册赞助单位 ! N- Z2 Q( g+ e$ I% U７．年会网站之公司网站连结 * M/ v1 Z+ C) w  w' R

+ `3 \+ N) i3 r; i" a

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） % v. l% v5 D4 X. M  I

回馈计划： , q/ ~/ F6 O1 I! C１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 - v. F- t0 @7 B4 B) u２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 2 O: M& f3 W: Y+ `5 O３、大会手册封底彩色广告 . V% _5 }- [+ ?４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ; Q3 Z8 ^  G/ q0 Y5 ?. o５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 f2 M( I- B3 A/ e9 V６、公司名称列于大会手册赞助单位 , W- j7 w/ Z; |７、年会网站之公司网站连结 8 a$ ~! |/ F+ k- p8 E( ^

, |( ?9 ?* E5 l& y

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 3 t- J; u" k6 C

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 i+ @, z6 D4 j$ S: D4 t４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 & Z: s/ g# X0 ]/ q- O

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 8 `0 ^" G5 N/ E  L5 \  s2 @

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ( g2 \9 G1 y& J4 C３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 7 a3 \/ G& r( i6 D9 ?

0 n. J7 j/ G1 i* V+ \

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） 2 s; {1 I% c0 V$ g; m

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

六、展览活动成本控制
$ D8 ^2 ?2 [" o, S8 m6 [　◎　支出面：
（一）硬件
9 Q- S* U1 {( {+ x: o4 Z% y１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
. O5 J; b* z, `8 b6 I; O- j３、设备使用租金。
  \; M9 c! j. s* o4 |5 ^! H* t４、办公室、仓储、会议室使用费用。
/ m6 K3 @3 v1 B5 ?9 ~% q（二）软件
+ o% T/ e& o) @6 f6 t- N% ?9 r/ ^  ]１、展览标志及主视觉
! ~7 t) l, U- T4 E  P( d1 g２、宣传费用
' v( P" J, ?: X; ^2 K! Z３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
) h4 ]* O7 \# q5 }# Q６、邮电费用
７、交通接驳费用
3 T& _8 }5 `, m* N7 o2 O/ q８、清洁费用
' y/ K/ G7 F( ?（三）装潢费用
（四）其他
' R) K' v0 |" `5 y$ p6 g  r0 ]１、差旅费
２、货物运输费用
4 F- l5 q6 I6 p4 g2 g３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
) l' L  k0 @0 Y2 K& z　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
' J$ V8 _* `( @: o　　　　（四）装潢、水电及其他收入
$ h' r( ^. G) T0 w' g3 y　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
2 W, J  N, G, R3 K
8 _& Q4 ~; p$ ~1 S: ^3 W" u; I: D　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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