展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
. p# D2 |+ n/ V& j展场活动预算编列原则
4 d; _0 @7 G& ]# O$ d3 m
& ?/ J6 G: p! b  v5 X  i' k- ?% c编列预算八项原则
1、考虑运用时间
% b0 }: W- P# C6 a# }$ Y2 `2、项目专款专用方式                 
: S% G9 j" E, v; _3 i5 O4 w3、尽量清晰明确
5 r- A8 z2 |" ?# W- X& T4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
5 R$ f! O6 S$ R% G$ D( h7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

9 e2 l! G/ P( f( h+ j$ f二、
预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等   H9 T) w$ y; n	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 " @7 H9 D3 n( s+ T+ y; i# q. |	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） ; \) G: `) j& V& x. v! J7 u! q同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 / m6 u3 h! B, j7 N; e0 u- V5 s  {	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ / d5 q( D. W/ p

三、展览活动预算项目
　◎　收入
: B* O4 t7 m0 i. |" H１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
! u$ i9 T8 |# ]1 D$ ?# r1 g２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
) Y5 Q" a* [% a' S5 E9 R% H由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
" [" N6 M7 v4 Z) o, G* D$ M8 K４、赞助收入
( U( E* `- g! U( O* Y对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
- R; F6 ]9 _, Y- J) Z各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
2 i' e. ~3 S/ s5 W为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
/ J, b; i! T6 w+ c3 P* K9 e2 Z25%。
３、餐饮费用支出
. q% h' F7 g6 v3 i. w大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
3 k2 T9 o; s, ~- z４、印刷费用
" i+ `4 N* c3 s3 x- K" @5 r各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
; c4 N' R. M- M: m都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
9 \# \' k( y0 ~% d+ c  R５、宣传费用
+ M: d5 ^  P- I' v! x+ N& i包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
/ [, `5 X# {6 z: C1 k６、节目费用
" C0 y- `1 F! b( ~9 z/ Q是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
# [5 e% U/ V) t$ u- w% D及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
/ m# D7 D$ }* e9 F) D/ [9 \归纳在这专案中。
; v& G6 v0 q0 `/ s8 K８、杂项支出
: t/ H, F% P+ C包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
4 ~, Q0 ?. k3 y4 s8 r特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

! Z0 m0 g8 _, _  Z# O四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
- ]- y1 v8 b* B! X) {１、
直接费用
* A  d4 A9 E8 ^9 U8 [# |) E' S8 S3 h* v２、
$ d6 S5 K; L: Y1 L/ H7 N9 Z间接费用
３、
* l* b5 g) D( l; U, R* z固定费用
) Y! Z9 A7 o% q+ N４、
变动费用
1 P; _' j$ q9 ?; m, }" u& |
现金流量表
: P. S" Z! f$ }+ l3 f  K
3 n' p* ]2 x1 _' j: m

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

9 c2 _# t+ D: N% u4 h% Y五、争取展览活动募款
- I* \; E+ v) w5 Z3 M% b　◎争取赞助之考虑
( j) u7 n' @: ^# H  　１、为新产品或新服务打知名度
; s: w! D/ ?& q  n3 H　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
* u, I7 `7 m  ~6 x　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
% m- Z) w, g7 z$ }  }　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
" U4 V0 i; E2 `: y9 [　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
2 ]; W6 u- e' |& f0 O0 V$ v６、展现公司的创意与弹性
# v8 U9 W' ?: l( J" x, t9 e& G# ?7 _
　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
# b# Z- `8 f1 O, K( L& X6 F２、区分等级
# D: \" J4 c( U# ]" ]$ k% ^I．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
2 P8 x5 u4 L0 j- x7 T- j黄金级５名
IV．
* H; J/ v, Q" V  O红宝级１０名
V．
! H7 e  l" l8 w3 w" h2 }  A蓝玉级１５名

& A0 z- g% _( k# F2 }（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
: X4 S8 |3 d' O) ]9 o3 \( H

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） . t; |/ H6 L" V, N8 j! g

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） & }% O0 D/ X- w# [, H3 n３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 + O, `; m- |  |( O６．公司名称列于大会手册赞助单位 , p) ^$ I' e1 z4 n0 C" Z７．年会网站之公司网站连结 8 u5 i% m3 a' x" }% B) I; `

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 / M7 x- n! `7 v1 c２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 9 h# X* j. Y( q) V  r* _; ]7 W４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 : N* ?2 x( e: e( s) D7 }５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） # Q$ ]% X" ]/ B# ^

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ; s/ A- T- L. B% V  w5 F/ t3 Y２、大会手册封底裹彩色广告1 页 3 m8 o4 @% Y/ a３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 / `7 a2 s4 S* [+ r. d

! a# l% G- i7 C) B! N; T

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： - ^6 j  e1 p4 F6 C1 N! w* p: f１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 / V8 w# K5 a0 J- T: o' `4 O４、公司名称列于大会手册赞助单位 % Y% D; p  Z# J5 e0 p% Z& x2 U  X) W５、年会网站之公司网站连结 & [" k. U' |6 n2 ~9 s

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： ; ~0 d1 d) j+ Y$ ]* |１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 & B( z. b1 [* k4 @; l, Z２、公司名称列于大会手册赞助单位 8 q! Q* D  r. A- ?8 v- o1 O３、年会网站之公司网站连结

, k5 \  B! J' `; s4 a; V5 A六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
) g% n3 [$ {: _7 E8 g（一）硬件
: \" {: u- O+ k* t  }( ~' u１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
* p; q9 K& ^, m! l３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
' i, U# W  M. J, K" d; N8 r１、展览标志及主视觉
0 k+ P& E; K& I0 e1 r% P4 |２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
/ i- c6 p  I* Y" w2 L６、邮电费用
７、交通接驳费用
6 w  d) V$ d. n3 \８、清洁费用
（三）装潢费用
. p; S: O- G  p5 M4 I（四）其他
5 T# M, ]; n( b) E: Y; {１、差旅费
２、货物运输费用
7 P8 w- _0 D& C- J7 Z. C6 `; m３、礼品费
4 j. ]3 A5 }% G: h. z４、吸引目标客户参与之项目费用
% S9 E$ s" v8 `5 b  c3 G5 [' w' k0 S" b　◎　收入面：
& @( o9 q. i8 R  f9 Y（一）预估初租之摊位数及租金收入
" R) V9 \" O% |* e( P$ {) z　　　　（二）参观门票收入
2 g5 Q0 c6 @' M9 G: b$ d3 c　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
/ H5 x1 w! n% U2 I　　　　（四）装潢、水电及其他收入
3 Y# u2 n' A5 N. b* s5 I　　　　（五）政府补助款
# |8 U2 x" L8 g　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

+ `; }' s4 g1 \1 Q+ X- a9 k1 k# H　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc