展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

( h+ m- i/ }1 }2 ~  V  \

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
* A; ]7 p$ T" F8 T* d
编列预算八项原则
" N  m3 t( u8 K- t5 u1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
  m( c% p5 e: e* ~9 S4 B- T3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
0 ^: ~* C. @7 ~) p3 h$ [; `! [- ^6、了解各种报账程序与流向
8 J8 A: i, v1 |0 z( S3 n7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
+ G0 J* ?9 b0 [5 w" Y4 m
! Z4 F2 C! `# O- a$ U  G# Y( ]二、
预算规划表

* n0 q* }" w( V# Z" u4 r

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 " m+ C' W3 D/ l: f% R% {4 s	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 : N9 r3 g2 N, D* H! o1 @	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ' {' L' {/ V. }4 o9 E) g/ c: `7 E	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

& y* j* I, m) ]( o( P三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
/ S  d7 g5 v3 R7 \& g- s- q２、展位租金
由参展商缴纳。
0 p- K4 m: Y6 }/ h３、广告收入
6 g9 F0 _" z7 y  T' i由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
( `* z+ h0 a; h& u! ~8 z3 `各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
! y# R# x- B! E" S2 v0 d: a１、旅行交通费用
8 y8 ~8 h$ Q& I; q& t. w- p为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
/ H! Z. E* g) V$ U3 S& ^! g25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
  c8 ~# N, H7 q3 X% t9 P* T４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
8 V/ H0 H; z3 Y! ~都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
! @  d' @; h" ^  [) _- T/ ]' X是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
6 O) L6 T5 v% T* M: p% X８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
) X) s! p& m! L1 |2 ]特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
$ j% L! @' C& S* B3 q# c
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
( \2 G; h# J3 s6 P１、
直接费用
. W6 J! A2 T7 j9 Z3 g( k, _２、
间接费用
  i8 F$ b; s: C３、
固定费用
9 B! s) R: T: O9 B0 F# b４、
变动费用
1 s/ z: e' W, i/ P3 G- s7 r
现金流量表

, Q" d3 H% [9 P* J7 _' [& ?! f

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

. t! c+ @2 ^% Z- F- M& g五、争取展览活动募款
# V! g, e* ^, t2 W* Z* B  b% `　◎争取赞助之考虑
7 G2 m  }- |1 q$ h5 w! H# z) G$ j  　１、为新产品或新服务打知名度
2 `- _7 U* C+ Y' f& b　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
+ d0 E* Q& D+ |1 V0 f0 {  e　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
. O7 g3 `( U$ ~: P  \$ KI．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
黄金级５名
IV．
红宝级１０名
, P1 L/ m, Z2 a& ZV．
$ B6 i6 j. q0 u+ L$ b8 C蓝玉级１５名
0 Z  ^5 I) ^9 |2 |+ Q# C3 H
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） % R; b6 p# a5 `1 P

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） & v" J8 n) Z2 W" a! v３．大会手册封底彩色广告 7 R! ^( S) H7 H! q6 ]４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ' x0 q. A( g- e5 f2 j５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 6 X; `  r8 H* D. ^1 S0 T７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： , L, w: N( X/ d; Z- e) f１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 / x+ ?- x9 t" X- ^5 L: {２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 2 h- S0 x6 P" G" A$ W, h6 M５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 8 n! P* a+ d( G

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 2 c5 g# W1 M6 ~2 e2 H8 c5 M: K

回馈计划： $ F% t8 W; g# t  q１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " D' j: k% i6 f& h6 S( i４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 N3 b4 j/ v' M5 s# w５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 0 u: x! g1 o- I  T

( W! v/ W7 w( _4 X

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ) d2 G4 ]7 f' l  N3 t# h

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 , Y# n1 W  F& c- ?３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 7 ^0 |4 [* z, r: b) Y8 z$ j4 t５、年会网站之公司网站连结

8 p( ?( u6 v6 t

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） : r' _- J1 E$ L% }8 J" t

回馈计划： 7 o9 J7 o/ U" a' W0 m- m6 {  W１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * O$ n. V' W8 J* J( u２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

$ M5 i& W$ A4 }1 S. [, w0 ~六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
7 }7 N9 e3 q5 l& Q- c9 |（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
8 g9 R& S% ^$ l（二）软件
! T. c/ a. \4 x  B１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
  F$ f# X( S$ L４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
2 K  k+ y5 q" e" O６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
6 l8 D1 @4 c2 {2 R9 C2 P# i! D" I- C8 V（三）装潢费用
0 m1 d( o* j3 L1 Y1 J1 V（四）其他
& Q- v$ \- ?( [; M! Q2 H１、差旅费
, a! w& x) i6 T2 y3 }; x２、货物运输费用
0 g6 ^' e  a9 M9 _& I( l0 W３、礼品费
1 u# J6 }# |& F, F. D４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
/ K/ X- S1 ?* l  u　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
7 C+ R" E0 o. Q; G6 t& w
! D9 ~" q5 G: E　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
/ V8 X) C5 l& x, }  k/ }+ e